GTD理論でタスク管理を超効率化【脳を解放する】

「やることが多すぎる……」

仕事に追われる現代人の誰もが抱える悩みです。

やらなければいけないことが山のようにあり、まず何から手をつけるべきか悩んで頭の中がパンクしそうになっていませんか？

「あれもやらないと……」
「こっちは期限が迫っている……」
「これは絶対に終わらせなければ……」

優先順位をつけようにも、次から次へと湧いて出てくるタスクに絡まって身動きがとれなくなってはいないでしょうか。

もしあなたが今そういう状況だとしたら、ひどくストレスを感じていることでしょう。

私もそういう状況は幾度となく経験があります。
心身ともに消耗してしまいますよね。

仕事の忙しさに自分が支配されている感覚に陥ります。

そんなストレスに溢れた状況を打開する方法があれば、試してみる価値は大いにあると思いませんか？

これらの効果を得られるタスク管理術なるものが存在します。

それが「GTD理論」です。

この考え方を学び、実践することで得られるものは、「自分で仕事をコントロールする感覚」です。

「今、なにをするべきか」を正しく選択できるようになり、「今やる必要があること」だけに集中して取り組めるようになります。

あれもこれも……と考えて頭の中が散らかっていた状態から、ひとつのタスクのことだけを考えればいい状態に変わり、もやもやとしたストレスが消え去ります。

「ただでさえ忙しいのに、そんな理論を勉強している時間なんてない……」

あなたが今もしもそう思ったのなら、まさに今こそがGTD理論を学ぶタイミングです。

仕事に支配されている感覚から解放されることを思い描いてみてください。

忙しくてストレスだらけの毎日から抜け出す方法、それがGTDなのです。

GTD理論とは【タスク管理の基礎であり本質】

GTD理論

GTD理論とは、簡単にいうと「ものごとを成し遂げるためのタスク管理システム」です。

これはアメリカの生産性向上コンサルタントであるデビッド・アレン氏が開発した仕事管理術です。

不要なストレスを抱えず集中力を維持して効率を高め、個人の生産性を上げるために考案されました。

GTDは5つのステップで構成されており、タスク管理の基本ともいえる要素が詰め込まれています。

今やるべきこと、次にやるべきことを明確に把握し、精神的な負担をかけずにスケジュールを徹底的に管理する方法です。

日々の仕事や生活の中で、私たちの頭の中はタスクで埋め尽くされています。

これら頭の中に溢れかえっている「やるべきこと」「気になること」をすべて頭の外へ出し、それらを整理することで脳の容量を確保します。

雑念がうず巻く頭では、目の前の作業に集中して没頭することはできません。

予定が混乱すれば、あなたの脳も混乱します。

そうならないために、スケジュールを脳内で管理せず、頭の外で管理するのです。

GTDで重要なポイントは、タスクを管理すること以上に「頭の中をすっきりとさせる」ことにあるのです。

2つの特徴

創造性を管理する

GTDで管理するものはタスクやスケジュールですが、見方を変えると「創造性」を管理すると捉えることもできます。

GTD理論が優れているのは、何よりも頭がクリアになることです。

頭がクリアになれば思考に邪魔が入らないため、必要なときに必要な力を発揮することができます。

疲れ切った頭では決して生まれることはなかったであろうアイデアがひらめいたりします。

革新的なアイデアというのは、ストレスまみれの頭からは生み出されないものなのです。

自力で立て直せる

世の中にたくさんある仕事術などは、成功するための方法や考え方をたくさん教えてくれます。

しかし、失敗したときや間違えてしまったときの立て直し方を教えてくれる理論はあまりありません。

理論に沿ったステップを最後まで順序よく達成することを前提としているからです。

GTD理論はこの心配がありません。

GTD理論を身につけるということは、頭の中をクリアにする方法を身につけるということです。

うまくいかなくて頭が混乱してきたとしても、頭をすっきりさせる方法がわかっているので、またすぐにクリアな状態へと戻すことができます。

つまづきそうになったとき、自力で立て直せるのがGTDの特徴です。

ストレスフリーこそ最大のメリット

タスクを整理し、スケジュールを管理できるようになった先に待っているのは「ストレスからの解放」です。

仕事におけるストレスで多くを占めているのが「やらなければいけない」という思いです。

そしてその数は非常に多く、さらに厄介なことにその項目は毎日増え続けます。

それらを頭の中に溜めこんでしまうと、意識が散らばってしまい思うようにものごとを進めることができなくなってしまいます。

GTD理論を身につければ、考える必要があるのはいま目の前にあるタスクのみです。

目の前のことを確実にこなして次々に達成感を感じられ、ストレスフリーな働き方が可能となるのです。

実践の5ステップ【頭をクリアにする方法】

ここから、いよいよGTD理論を実践するための具体的な方法をお伝えしていきます。

このステップをひとつずつこなすことで、あなたが抱えている星の数ほどあるタスクを整然と管理することができるようになります。

順を追って詳しく解説しますので、それぞれ確実にやり方をおさえていきましょう。

1.収集

頭の中にある「やらなければいけないこと」「気になっていること」を、ひとつ残らずすべて書き出します。

脳内に溢れかえっている雑念を自分の外へ出してしまうのが、この最初のステップです。

など、とにかく「すべて」書き出します。

「少し気になる……」
「重要ではないけど……」

というタスクでもかまいません。

この「収集」作業をどれだけ細かく丁寧に行うかによって、この先のGTDシステムの精度が変わります。

時間をたっぷりかけるべきステップです。

自分のタスクがどれだけあるのかを目で見えるようにしましょう。

インボックス

書き出したタスクは、すべていったん「インボックス」に入れます。

ここでいうインボックスとは、「タスクを保管しておく場所」です。

手書きであれば、ひとつずつカードに書いて決めた箱に入れる。
付箋に書いて1つのボードに貼り付ける。

デジタルならば、インボックスフォルダを作成したりグループ化してまとめておけるようにするなど。

大切なことは、タスクをいつも同じところに保管しておくことです。

新しく生まれたタスクも、これからこの「インボックス」にすべて蓄積していくことになります。

＜ポイント＞
後述しますが、GTDは頻繁に編集するものなので、やはりアナログよりはデジタルの方が扱いやすくなります。

2.処理

書き出したタスクを分類していきます。

頭の中から放り出した「やるべきこと」を、ひとつずつ「これは何なのか」を明確にするステップとなります。

などをもとに考え、整理します。

ここで有効的なのが「マトリクス」という考え方です。

マトリクスとは、次のように重要度と緊急度を組み合わせてカテゴリーを分類する手法です。

この指標に沿ってタスク分けをすると、優先順位が明確になります。

A〜Dそれぞれの分類方法は次のとおりです。

A.重要であり緊急

いますぐやらなければいけない、期限に迫られているタスクがここに当てはまります。

明日が締め切りの仕事や午後の会議の資料をまとめるなど。

優先順位がもっとも高いカテゴリーです。

B.重要だが緊急ではない

とくに期限はないけれど、時間があれば必ずやろうと思っていることがここに入ります。

集めたデータの整理や資格の勉強など。

ここに分類されたものは、将来的に価値を生み出すタスクとなります。

緊急ではないため後回しにしがちですが、いつまでも手をつけずに置いておくとAの領域へと移動することになってしまうので注意が必要です。

意識的に時間をつくりましょう。

C.重要ではないが緊急

重要というわけではないが、早めの対応が必要なことです。

毎日のルーチン作業や、会議の議事録をまとめるなど。

効率化を検討するべきカテゴリーでもあります。

D.重要でもなく緊急でもない

他のタスクを終わらせてから、なるべく手短に済ませるようなことがこの領域です。

ちょっと調べておきたいことや、デスクの整理など。

優先順位としてはもっとも低くなります。

マトリクスによる分類が終わったら、2〜3分で終わるようなタスクはいますぐ着手してリストから削除しましょう。

それでもDに残っているタスクがまだあれば、それは削除してしまってかまいません。

優先度が限りなく低いタスクを残していては、GTDシステムが乱雑になってしまいます。

3.整理

処理のステップで「このタスクは何なのか」が明確になったので、それを実行しやすいよう並べていく作業です。

タスクに1.2.3.と番号をつけていき、優先順位の高いものが上になるように縦に並べていきます。

このとき、1列にすべてを並べるのではなく、何列かのブロックをつくりましょう。

たとえば、「今日」「明日」「今週」「今月」などのブロックです。

今日やる必要のあるタスクは「今日」の列に、優先度の高い順に並べます。

明日中にやるべきことは「明日」の列に並べ、今月終わらせればいいことは「今月」の列に、という具合です。

タスクをタグ付けする

インボックスの中には、仕事のタスクもあればプライベートのタスクもあります。

マトリクスで分類した段階ではそれらが混在しているので、ライフスタイル別に分けるほうが扱いやすくなります。

「仕事」「プライベート」「家庭」「副業」などというように。

色分けやマークで判断できるようにしておくと良いでしょう。

4.更新

1〜3のステップで作り上げたシステムを見直し、必要であればもう一度行うことで、常に最新のリストにしておくステップです。

GTDは一度構築したら終わりではありません。
PDCAと同じように　サイクルを回していく必要があるのです。

インボックスにはどんどんタスクが追加されていきます。

分類済みのタスクの優先順位が入れ替わることも頻繁にあるでしょう。

タスクは同じ場所にとどまってはいません。

常にリストを見直し、移動させる必要があるタスクは移動させ、いつもその時その状況での最新のスケジュールを把握しましょう。

5.実行

ここまでのステップで、頭の中の「やるべきこと」はすべて目に見えるようになり、優先順位と期限が明確になっています。

あとは並べた順番どおりにタスクをこなしていくのみです。

ひとつの作業中は他のことはまったく気にしなくてかまいません。

なぜなら、もう頭の外できれいに整理されているからです。

「やるべきこと」「気になっていること」は、GTDにより収集、処理、整理されているので、頭に入れるべきは「今やるべきタスク」のみです。

そこに100％の力を投下しましょう。

以前とは比べものにならない集中力を発揮できるはずです。

GTDを使いこなす【目的と考え方】

GTD理論を使う目的

タスクを管理してスケジュールを構築するGTD理論ですが、本当の目的は「脳の容量を解放すること」にあります。

人間というのは、まだ済んでいない作業、未完のタスクに意識が向いてしまう性質があります。

「あれもやっておかないと……」

という思いが頭の片隅にこびりついている状態ですね。

それが不安を生み、ストレスになります。

頭の中に「やるべきこと」「気になること」が際限なく詰め込まれた状態というのは、メモリがいっぱいになって動作が重くなったコンピュータと同じです。

ひとつの作業をしていても、別のことに気を取られてなかなか効率は上がりません。

メインで開いているソフトの裏で、ほかのソフトが動作している状態をイメージしてもらうといいかと思います。

バックグラウンドで「気になること」が起動しているのです。

メモリの使いすぎは、そのままストレスへとつながります。

GTDの目的とは、いま必要な作業だけにパフォーマンスを集中させるため、頭のメモリを空けておくことなのです。

おさえておくべき3つの考え方

1.リストはいつでも開けるようにしておく

5つのステップで構築したリストは、必要なときにすぐ確認・編集できるようにしておきましょう。

終えたタスクはすぐに消去し、新たなタスクはすぐにインボックスへ入れます。

このことから、GTDシステムの管理はスマートフォンがベストといえるでしょう。
PCと同期することができれば、より扱いやすくなります。

2.タスクがゼロになることはない

リストを作ると、それをすべて消化しようという気になるかもしれません。

しかし、リスト上のタスクがすべてなくなることはありません。

新たなタスクは常に発生し、インボックスに追加されていきます。
優先度や重要度が変わって更新されるタスクもたくさんあります。

GTDにおいては、リスト上にタスクが残っているのが当たり前です。

自分の頭に入ってくるものをすべて出すわけですから、「やってもやっても減らない」と思うのではなく、「自分で自分の脳を管理している」と考えましょう。

3.GTDの5ステップを繰り返す

何度も言うようですが、タスクは常に増えていきます。

インボックスの中は「やるべきこと」「気になること」で溢れかえっていきます。

それらを定期的に、5ステップに沿って整理していく必要があります。

決してインボックスに入れっぱなしにしないでください。

インボックスは不要な書類入れではありません。
あなたの頭の中から取り出したデータです。

すきま時間を利用して、インボックスの中のタスクをリストに移し、優先順位を考えて並べ替えましょう。

この作業こそが頭をすっきりさせることであり、GTD理論の本質です。

疲れたとき、うまくいかないときほど5つのステップを繰り返してください。

脳をクリアな状態に戻し、「自力で立て直す」ことができます。

GTDを使いこなす最高のツール「Trello」

ここまでお読みになったあなたは、GTDをデジタルで管理することの利便性にお気づきだと思います。

このような作業は、どうしても手書きでは不便になってしまいますよね。

PCやスマートフォンのフォルダ機能やメモ帳などを使えば、これらを管理・編集しやすくなります。

さらに、GTDに特化した専用のアプリというものも存在します。

私が実際使用しているのは「Trello」というアプリです。

iOS、Android、Mac、Windows、ブラウザ版と揃っていて、どの環境でも利用できるためGTDシステムの管理には最適です。

また、タスク1つひとつをカードのように扱えるため、移動も直感的に行えます。

タスクの管理はこれがないと困るというくらい重宝しているので、Trelloについてはまた詳しく紹介記事を書こうと思います。

GTD理論を実践してみて、私自身ものすごく気持ちが軽くなったことを実感します。

今まではひとつの作業の最中に他の仕事のことを考えて、常になにか焦りを感じているような状態でした。

しかし、GTDを使って抱えているタスクをすべて整理して管理すれば、必要なとき以外はすべて頭の外へ放り出しておけるのです。

そのおかげで不必要に焦ることはなくなり、やるべきことの優先度が目に見えてわかるようになりました。

頭の中から余計な悩みや心配事を取りのぞくだけで、必要なときに必要な力だけを発揮することができ、生産性は確実に向上します。

GTD理論は、脳のメモリを解放してストレスフリーになれる珠玉のシステムです。